Аутсорсер или штатный расчетчик? Сравнение затрат, выгоды и ограничения
Аутсорсинг расчета зарплаты или Payroll Outsourcing — одна из разновидностей аутсорcинга бухгалтреских функций, когда расчеты по зарплате и оформление связанных с этим документов и отчетов выполняет сторонняя компания, а не штатные сотрудники компании.
Так какой же подход к подсчету зарплаты лучше выбрать: нанять штатного бухгалтера по зарплате или заказать эту услугу в специализированной аутсорсинговой фирме?
Что дает бизнесу аутсорсинг заработной платы?
Аутсорсинг заработной платы постепенно набирает популярность по двум ключевым причинам:
Экономия времени и ресурсов на ведение такого трудоемкого и ответственного процесса, как расчет зарплаты сотрудникам. Чтобы выполнить все расчеты верно, штатный бухгалтер должен постоянно отслеживать изменения в нормативной базе, мониторить правила подготовки отчетных документов в налоговую, вовремя внедрять в работу компании изменения в трудовом законодательстве, затрагивающие алгоритмы расчета выплат работникам.
Сведение к нулю ошибок по причине «человеческого фактора». Бухгалтер не застрахован от ошибок, особенно если всеми расчетами в организации занимается только один специалист.
Используя возможности аутсорсинга заработной платы, можно исключить ошибки и минимизировать затраты организации. При этом сохранив полную конфиденциальность переданных сведений.
Передача функций по расчету зарплаты аутсорсинговым фирмам будет выгоден в следующих ситуациях:
Для компаний и организаций, возникших недавно.
Фирмам, где внутренние бизнес-процессы еще только выстраиваются или разрабатываются и как следует не налажены.
Организациям, где используется сложная методика расчета зарплаты, а также есть системы дополнительных выплат (бонусы и т. д.).
Организациям с представительствами и филиалами в разных регионах и странах.
Выгоды от передачи расчета зарплаты на аутсорсинг
Поручая заниматься расчетом заработной платы сторонней организации, компания получается ряд веских преимуществ:
Собственник и руководители компании больше не зависят персонально от штатного бухгалтера и его личностных особенностей. Расчет денежных выплат сотрудникам требует не только досконального знания законов, но также внимания к мелочам и методичности.
Качество и профессионализм выполнения работ на аутсорсинге заметно выше, чем при выполнении той же работы штатным сотрудником. Так как для аутсорсинговых фирм постоянное повышение квалификации сотрудников — это приоритет и залог успешной работы.
Топ-менеджерам не нужно переживать о том, чтобы все расчеты были выполнены вовремя. Все сроки надежная фирма-аутсорсер пропишет прямо в договоре и будет строго контролировать их соблюдение. При появлении новых правительственных требований к срокам выплаты зарплаты, они будут оперативно изменены.
Уверенность в правильности расчетов перед проверяющими органами. Отлаженный алгоритм работы, юридическая поддержка, грамотное общение с органами надзора — все это приводит к тому, что проверки ГИТ перестают быть чем-то угрожающим для компании.
Сравниваем затраты на аутсорсинг и штатного бухгалтера по расчету зарплаты
Естественным стремлением любой компании является снижение издержек. Поэтому давайте примерно подсчитаем, из чего складываются расходы на аутсорсинг расчета заработной платы с одной стороны и содержание штатного бухгалтера-расчетника — с другой.
С затратами на аутсорсинг все понятно — есть фиксированная ежемесячная ставка, которую компания платит за выполнение функции по расчету заработной платы аутсорсеру.
На первый взгляд расценки на эту услугу выглядят внушительными, и у работодателей складывается обманчивое впечатление, что своими силами рассчитать зарплату выйдет значительно дешевле. Вот только сравнивать стоимость аутсорсинга нужно не с одной только зарплатой, но и с другими выплатами сотруднику, выполняющему эту функцию. К ним относятся:
отпускные и премиальные выплаты,
налоговые и страховые взносы,
услуги связи,
оборудование рабочего места,
покупка, установка и поддержка специализированного программного обеспечения,
вероятные риски (выплаты по искам, трудовым спорам, штрафам ГИТ).
Сложить все это вместе, вы можете с удивлением обнаружить, что содержание штатного расчетника обходится весьма недешево. И аутсорсинг оказывается более выгодным вариантом. Детальный расчет затрат на содержание штатного бухгалтера по расчету зарплаты вы найдете на сайте talentpool.ru
Что может вызывать сомнения при заказе аутсорсинга заработной платы?
Самое частое возражение работодателей — дороговизна аутсорсинговых услуг. Только что мы детально разобрали, почему это возражение справедливо далеко не всегда. В любом случае прежде, чем принять окончательное решение, нужно все детально просчитать.
Скорее стоит насторожиться, если аутсорсер устанавливает низкие цены на услуги по расчету заработной платы. Это может быть признаком низкой квалификации сторонних специалистов.
Также можно часто услышать от работодателей, что аутсорсинг все равно не снимает на 100% с высшего руководства организации ответственности за корректность ведения учета и своевременного предоставления отчетности. Действительно это так, причем вне зависимости от того, кто занимается расчетами.
Но разница в том, что если ошибку допустит аутсорсер, он по договору компенсирует ущерб компании-клиенту. А вот взыскать аналогичную сумму со штатного сотрудника вряд ли получится.
Заключение
Как видите, аутсорсинг заработной платы имеет явные преимущества в сравнении со штатным бухгалтером-расчетником. Поручение этой функции надежной проверенной компании, специализирующейся на оказании бухгалтерских услуг, экономит ресурсы фирмы, повышает качество ведения учета, снижает риски трудовых споров и возникновения претензий со стороны контролирующих органов.